Manuale di Gestione per i Responsabili di Linea di Attività

Allegato 11
Quadro Normativo ed elementi minimi da considerare per una Convenzione con l’Organismo Intermedio

ottobre 2011

Funzioni e compiti dell’Organismo Intermedio

Secondo quanto previsto dall’art. 12 del Reg. CE 1828/2006, il rapporto con l’Organismo Intermedio è disciplinato con apposito accordo scritto

“Ove uno o più compiti dell’autorità di gestione o dell’autorità di certificazione siano effettuati da un organismo intermedio i pertinenti accordi sono formalmente registrati per iscritto. Le disposizioni del presente regolamento relative all’autorità di gestione e all’autorità di certificazione si applicano agli organismi intermedi. ”

L’accordo scritto assume la forma di una convenzione da stipulare tra l’Organismo Intermedio e l’Autorità di Gestione e definisce i compiti dell’Autorità di Gestione attribuiti al soggetto individuato come Organismo Intermedio, richiama la normativa specifica applicabile nello svolgimento di detti compiti  e i principi generali dei sistemi di gestione e controllo di cui all’art. 58 del Reg. CE 1083/06, in quanto applicabili.
Per la esatta determinazione dei compiti dell’AdG delegati all’OI, la Convenzione farà riferimento all’art. 60 del Reg.1083/06 indicandoli specificamente in  base all’elenco dalla lettera a) alla lettera j), se applicabili, e all’art.15 del Reg.1828/06.
Contenuti essenziali della Convenzione

Oltre alle condizioni specifiche previste da eventuali direttive d’attuazione o linee guida stabilite per l’ambito di competenze o Attività delegate, la convenzione dovrà contenere i seguenti elementi essenziali:
1.	Oggetto della convenzione
2.	Quadro normativo di riferimento (eventualmente in premessa)
3.	Compiti o mansioni delegate all’OI
4.	Ruoli e compiti dell’Autorità di Gestione nell’attuazione della convenzione
5.	Ruoli e compiti dell’Organismo Intermedio nell’attuazione della convenzione
6.	Organizzazione dell’Organismo Intermedio nel rispetto dell’art.12 del  Reg.1828/06
7.	Modalità operative dell’Organismo Intermedio per lo svolgimento dei compiti delegati in applicazione dell’art. 60 del Reg.1083/06 e degli l’art.15 del Reg.1828/06
8.	Modalità di messa a disposizione di risorse finanziarie per l’espletamento del servizio (se pertinente) e di rendicontazione
9.	Impegno dell’OI a definire e presentare all’AdG entro un termine stabilito le procedure scritte per lo svolgimento di detti compiti e documentare gli altri adempimenti di sistema richiesti dalla presente convenzione
10.	Costo di gestione del servizio e modalità di trasferimento del compenso (eventualmente definiti attraverso la gara per appalto pubblico)
11.	Controlli sull’Organismo Intermedio ed applicazione di eventuali penali
12.	Esecutività e durata della convenzione
13.	Verifica finale
14.	Chiusura della convenzione
Tra gli elementi da considerare espressamente nella convenzione e da documentare in attuazione dei precedenti punti 3 e 7, sono gli specifici obblighi derivanti dalla delega dell’Autorità di Gestione, disciplinati dall’art. 60 del Reg. (CE) 1083/2006 e dagli articoli da 12 a 15 del Reg. (CE) n.1828/2006, di seguito elencati:
a.	garantire, con ogni strumento e provvedimento necessario, che le operazioni e gli interventi destinati a beneficiare del finanziamento siano selezionati conformemente ai criteri applicabili al PO FESR e siano conformi alle norme comunitarie e nazionali applicabili per l’intero periodo di attuazione (art. 60 lettera a) del Reg. (CE) n.1083/2006)
L’Organismo Intermedio dovrà applicare per la selezione delle operazioni i criteri di selezione approvati dal Comitato di Sorveglianza;
b.	 verificare che i prodotti e i servizi cofinanziati siano forniti e l'effettiva esecuzione delle spese dichiarate dai beneficiari in relazione alle operazioni, nonché la conformità di tali spese alle norme comunitarie e nazionali , anche mediante verifiche in loco (se la convenzione prevede tra le funzioni delegate quella delle verifiche di cui all’art. 60 lettera b) del Reg. (CE) 1083/2006); 

A tal fine in attuazione dell’art. 9 l’Organismo Intermedio dovrà:
-	utilizzare un sistema informatizzato nel quale registrare i dati relativi all’avanzamento fisico, finanziario e procedurale delle operazioni, al fine di alimentare il sistema di monitoraggio, il controllo e la reportistica richiesta dalla normativa;
-	assicurare che il Beneficiario fornisca gli indicatori utili per la fase di monitoraggio del programma mediante la rilevazione dei dati finanziari, procedurali e fisici relativi al progetto cofinanziato. In particolare, ai fini del monitoraggio finanziario, saranno rendicontati gli impegni giuridicamente vincolanti  assunti dai beneficiari e le spese giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente, come previsto dal Reg. CE 1083/2006, art. 78.

utilizzare il sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati contabili relativi a ciascuna operazione svolta nell'ambito delle operazioni delegate, nonché la raccolta dei dati relativi all'attuazione necessari per la gestione finanziaria, la sorveglianza, le verifiche, gli audit e la valutazione (art. 60 lettera c del Reg. (CE) n.1083/2006);
c.	garantire che i beneficiari e gli altri organismi coinvolti nell'attuazione delle operazioni mantengano un sistema di contabilità separata o una codificazione contabile adeguata per tutte le transazioni relative all'operazione, ferme restando le norme contabili nazionali (art. 60 lettera d) del Reg. (CE) n.1083/2006);

d.	
A tal fine in attuazione dell’art. 9 l’Organismo Intermedio deve assicurare che i Beneficiari siano adeguatamente informati sulla necessità di organizzare, per le operazioni cofinanziate, un sistema di contabilità tale da consentire la rapida rintracciabilità di tutte le transazioni relative all’operazione cofinanziata. 
In particolare, essi sono tenuti ad archiviare la documentazione amministrativa, contabile e tecnica relativa al progetto finanziato in modo che sia distinta e separata dagli altri atti di amministrazione generale, essere rapidamente e facilmente consultabile, essere conservata anche dopo la chiusura dell’intervento per un periodo non inferiore a tre anni dalla data di chiusura del programma operativo, come previsto dal Reg. CE 1083/2006, art. 90;

collaborare all’effettuazione delle valutazioni connesse alla sorveglianza dei programmi operativi, conformemente a quanto stabilito all’artt.47 e 48 del regolamento CE n.1083/2006;
e.	assicurare, tramite procedure adeguate, che tutti i documenti relativi alle spese e agli audit necessari per garantire una pista di controllo adeguata, siano conservati fino a tre anni successivi alla  chiusura de programma  (art.60 lettera f) del Reg.(CE) n.1083/2006);

f.	
A tal fine, in attuazione dell’art. 9 l’Organismo Intermedio si atterrà alle procedure stabilite dall’Autorità delegante, volte ad assicurare che tutti i documenti di carattere amministrativo e contabile relativi alla selezione delle operazioni, alla realizzazione fisica e finanziaria delle operazioni, alla rendicontazione della spesa a valere sulle operazioni cofinanziate, nonché le check list utilizzate per i controlli su dette operazioni siano dettagliati all’interno della pista di controllo e siano archiviati secondo le indicazioni fornite nella pista medesima. Tali procedure devono essere seguite al fine di garantire la sicurezza degli archivi e la conservazione di essi nei tre anni successivi alla chiusura del PO.

garantire che l'autorità di certificazione riceva tutte le informazioni necessarie in merito alle procedure e verifiche eseguite in relazione alle spese ai fini della certificazione, (se la convenzione prevede tra le funzioni delegate quella delle verifiche di cui all’art. 60 lettera b) del Reg. (CE) n.1083/2006);

In tal caso, affinché l’Autorità di Certificazione possa predisporre la Dichiarazione certificata delle spese e la relativa domanda di pagamento, l’Organismo Intermedio le trasmette, oltre ai dati di spesa, anche le check list di verifica della corretta esecuzione delle procedure di attuazione finanziaria delle singole operazioni cofinanziate nonché di ammissibilità della spesa al cofinanziamento comunitario.

g.	trasmettere all’Autorità di Gestione i documenti necessari a garantire una sorveglianza qualitativa dell’attuazione degli obiettivi specifici dell’Asse ….. del PO FESR 2007-2013;
h.	trasmettere all’Autorità di Gestione tutta la documentazione utile per l’elaborazione dei rapporti annuali e finali di esecuzione di cui alla lettera i) dell’art.60 del regolamento CE n.1083/2006;
i.	rispettare gli obblighi in materia di informazione e pubblicità previsti dal Reg. CE n.1083/2006 e dal Reg. CE n.1828/2006;
j.	Trasmettere la descrizione del sistema di gestione e controllo di cui all’art. 71 del Reg. (CE) 1083/06 come stabilito dall’art.12 del Reg.(CE) n. 1828/06. 

A tal fine, secondo quanto previsto dall’allegato XII del Reg 1828/2006, dovrà presentare all’Autorità di Gestione la descrizione del proprio sistema di gestione e controllo che, ai sensi degli art. 58 e ss. del Reg. (CE) 1083/06, dovrà prevedere:
-	la definizione delle funzioni degli organismi coinvolti nella gestione e nel controllo e la ripartizione delle funzioni;
-	l’osservanza del principio della separazione delle funzioni fra tali organismi e all’interno degli stessi;
-	procedure atte a garantire la correttezza e regolarità delle spese dichiarate nell’ambito del Programma Operativo;
-	sistemi di contabilità, sorveglianza e informativa finanziaria informatizzati;
-	sistemi e procedure per garantire una pista di controllo adeguata;
-	procedure di informazione e sorveglianza per le irregolarità e il recupero degli importi indebitamente versati.